Безнадежный долг: как определить невозвратную дебиторскую задолженность

Безнадежный долг – это ущерб, который взыскать с контрагента невозможно, в том числе через суд. Он высвечивается в балансе и безосновательно увеличивает размер чистой прибыли. Не все виды убытков можно считать таковым. Избавиться от зависшего отрицательного остатка достаточно сложно. Чтобы скорректировать финансовые бланки, необходимо законно удалить эту сумму либо постепенно погасить за счет резервных средств. Рассмотрим в этой статье подробнее, когда списание денег возможно, как происходит процедура.

Определение

Безнадежная дебиторская задолженность – это текущий дебетовый минус, который образовался в ситуации, когда клиенты не возвратили деньги за продукцию, недоплатили при взаиморасчете, а взыскать ее невозможно вследствие признания неплатежеспособности должника, при отказе в судебном порядке или в арбитраже. Эта сумма отражается в балансе и не подлежит аннуляции по истечении определенного времени. Порядок ее корректировки регулируется нормативными документами.

Дебиторский долг образуется вследствие нарушения обязательств, возникших по гражданско-правовым договорам, со стороны граждан, других предприятий или индивидуальных предпринимателей. Безнадежная задолженность состоит из имущества компании. На его наличие и размер влияет множество факторов:

• объем продаж и доля продукции, реализуемой с отсрочкой платежей;
• специфика и условия взаиморасчетов с контрагентами;
• платежная дисциплина клиентов;
• своевременность выявления и анализа возникшего минуса;
• политика управления несвоевременным возвратом денег.

Хозяйственная деятельность любой фирмы всегда связана с определенными рисками. Величина невозврата на оценку рыночной стоимости бизнеса. Согласно п. 2 ст. 266 НК РФ, не все виды убытков можно признать безнадежными долгами в бухгалтерском учете. Проанализировать ситуацию можно по балансу и счетам, по которым рассчитывается итоговый баланс. При оценке объема невозвращенных сумм следует учитывать также дополнительные документы, которые влияют на характер сделки и сроки выполнения обязательств.

Какие долги относятся

Налоговым кодексом и нормативной документацией по ведению бухгалтерского учета приведена формулировка данного термина. Очень часто его путают с сомнительным ущербом, который тоже является просроченными. В отличие от сомнительной, безнадежная дебиторская задолженность не подлежит взысканию никакими способами. К ней относятся денежные средства, которые отвечают определенным критериям:

• Прекращены обязательства из-за невозможности их выполнить, например, при банкротстве или ликвидации компании, факт подтверждается соответствующими бумагами.
• Имеется судебное решение о прекращении исполнительного дела по причинам, когда у неплательщика отсутствует имущество, подлежащее взысканию, были ранее приняты меры, оказавшиеся недостаточными, а также в случае невозможности установить местонахождение виновника.
• По невозвратной дебиторской задолженности закончился термин давности, в большинстве случаев он составляет 3 года.
• Имеется акт, выданный соответствующей инстанцией.
• Обязательства невозможно исполнить по независящим от сторон причинам.
• Виновником ущерба является гражданин, признанный банкротом и официально освобожденный от обязательств.

Признать безнадежность можно при наличии юридических оснований. Например, предприятие обратилось в суд о взыскании с должника недоплаченной суммы за поставленный товар. По данному вопросу принято положительное решение, но в ходе исполнительного производства выяснилось, что из-за банкротства должника выполнить требование невозможно. Пристав выносит соответствующее решение о прекращении исполнительного производства.

При внесении записи в ЕГРЮЛ о ликвидации компании безнадежным дебиторский долг признается с даты внесения записи в реестр независимо от того, исчерпан термин или нет. Реорганизация фирмы не является причиной считать убытки безвозвратными. Возместить их обязаны правопреемники, в том числе при объединении организаций. При банкротстве списать невозвратный минус можно только по окончании процедуры даже в ситуациях, когда сроки взыскания истекают во время процедуры.

Причины безнадежности

Возникает по множеству причин. Все их можно разделить на две большие группы: внутренние и внешние. Ниже рассмотрим, что такое безнадежный долг, какие факторы связаны с его наличием. Появление ущерба, относящегося к первой группе, связано с действиями сотрудников либо их бездействием. Поведение работников часто приводит к предпосылкам, ведущим к формированию отрицательного остатка:

• низкое качество договоров, которые создаются для заключения сделок гражданско-правового характера;
• отсутствие четких правил и инструкций по поводу перемещения денег и товарно-материальных ценностей, в том числе при передаче их контрагентам.

Ко второй группе относятся причины, которые возникли не по вине предприятия, а сотрудники не могут повлиять на уменьшение ущерба. Такая безнадежная к взысканию дебиторская задолженность появляется вследствие отсутствия денежных средств на расчетном счете у контрагента после заключения договора. Чтобы не допустить ее, следует тщательно подготавливать договора, анализировать документы по купле-продаже, отгрузке и поставке продукции, а также своевременно вносить изменения соответствующими приложениями или соглашениями.

Как списать

Согласно правилам налогового учета, списать невозвратный долг можно двумя методами. Первый способ предполагает резервирование денег для постепенного погашения убытка. Второй метод – откорректировать минус сразу после признания дебиторской задолженности безнадежной к взысканию. Бухгалтерский учет не допускает такую возможность. Здесь по процедуре деньги нужно резервировать обязательно.

Иногда безнадежность списать по правилам налогового учета невозможно. Такая ситуация может возникнуть, если виновник исключен из реестра ЕГРЮЛ по инициативе ФНС, например, за просрочку по сдаче отчетности и отсутствия перемещения финансов по счетам фирмы. Такой остаток на балансе не считается безвозвратным. Для корректировки нет оснований в таких ситуациях:

• индивидуальный предприниматель утратил статус ИП;
• фирма исключена из ЕРГЮЛ как недействующая;
• предприятие перестало существовать вследствие слияния с другой компанией;
• у задолжавшего лица имеется поручитель;
• дол появился по уступке денежного требования;
• должник стал банкротом, но конкурсное производство продолжается.

Списание ущерба через банкротство возможно только по окончании конкурсного производства. Такая процедура безопасна и для должника, и для предприятия, у которого образовался минус на балансе. Чтобы ее инициировать, сумма по имеющимся требованиям должна составлять не менее 500 тысяч рублей. Юридический центр «Нетдолгофф» оказывает услуги по ведению банкротства юридических лиц и граждан независимо от причин появления неплатежеспособности, что позволит избавиться от зависшего отрицательного значения на балансе без негативных последствий со стороны налоговой инспекции.

Кредитору выдан отказ по возмещению ущерба, который можно использовать для ликвидации безнадежной задолженности в бухгалтерском учете, условия признания здесь не дают такого права. В закрытом перечне ситуаций, описанных в НК РФ, когда возможна такая процедура, не упоминается о том, что у кредитора есть право списать сумму до окончания исковой давности. Поэтому, несмотря на наличие решения, действия юридического лица будут незаконными.

Если же суд вынес решение по истечении периода исковой давности, то аннулировать минус тоже будет невозможно таким способом. ФНС руководствуется статьей 195 ГК РФ и информирует, что воспользоваться правом защиты может человек с нарушенными правами. Она утверждает, что обращением в судебные инстанции компания использовала право на защиту, поэтому аннулировать долг невозможно.

Перечень бумаг для списания невозвратного ущерба в налоговом и бухгалтерском учете

Отвечая на вопрос, что такое безнадежная задолженность, отметим, что распознать такой убыток достаточно сложно. Предварительно рекомендуется провести инвентаризацию в ближайшем подотчетном периоде и подготовить резерв для погашения отрицательных остатков. Чтобы избавиться от безнадежности, следует подготовить такие документы:

• приказ об инвентаризации по форме № ИНВ-22;
• акт по форме №ИНВ-17 с описанием состояния расчетов с клиентами;
• приложение по форме №ИНВ-17, в нем описывается вся информация о должниках, дата формирования долга, сумма и прочие сведения.

Утвержденные образцы форм применять необязательно. Фирма вправе разработать собственные бланки, содержащие всю финансовую информацию. Избавиться от минуса возможно только после признания дебиторской задолженности безнадежной. Списание осуществляется на основании приказа по предприятию. Все такие минусы оформляются бухгалтерской справкой с указанием всех необходимых расчетов. По каждой сделке прилагаются соответствующий договор и первичные документы. Если период давности был прерван, прилагают соответствующие бумаги. Это могут быть акты сверок, письма. При корректировке записей по ликвидации рекомендуется взять подтверждение, что отрицательные остатки не переданы третьим лицам.

Сроки списания

Избавиться от «безнадежки» можно после окончания термина исковой давности, который составляет 3 года. То есть в течение этого периода минус зависнет на счете. Понимая, что значит безнадежная задолженность, имеется ли резерв долгов либо средств на него не хватило, проводки выполняют разными способами. Такие убытки учитываются, как внереализационные расходы в том периоде, где возникла возможность для их признания невозвратными. Оптимальным временем считаются последние дни налогового или отчетного периода в течение такого промежутка времени.

Если во время проверки обнаружены ошибки по неучтенному ущербу, который появился в прошедший период, изменения вносят тогда, когда эти погрешности появились. Если даты установить невозможно, то исправляют записи в день обнаружения. Такие ошибки становятся причиной переплатой налогов на доходы и являются поводом для внеплановых проверок ФНС.

Списание безнадежного долга

К процедуре ликвидации невозвратного долга необходимо тщательно подготовиться. Избавление от минуса в балансе является доходом предприятия, поэтому облагается налогом в соответствии с законодательством. В зависимости от того, имеется ли резерв по сомнительному ущербу либо отсутствует, проводки в бухгалтерии отображаются по-разному. Вся документация, подтверждающая факт невозможности взыскания, хранится в течение 5 лет. При отсутствии данных бумаг ФНС не признает списанный убыток и дополнительно начислит налоги, штрафы и пени.

Если ООО создает резерв по сомнительным долгам

Учет сомнительной дебиторской задолженности и резервирование финансов определяет порядок ее ликвидации. Резерв составляет до 10% от доходов по реализации товара. Его нельзя использовать в ситуации, когда убыток можно покрыть товаром или услугой, но не финансами. Он недопустим, если убыток приобретен для последующей продажи. Изменение записей выполняется проводкой по такому алгоритму:

• списание по истечении срока давности при наличии актов сверки, приказа – дт 38/кт 361;
• перенос остатка, на погашение которого недостаточно финансов, в состав иных затрат от операционной деятельности – дт 944 /кт 361;
• отражение во внебалансовом счете для последующего отслеживания – дт 071;
• отнесение затрат на денежный результат от операционной деятельности – дт 791/ кт 944;
• задолженность, находившаяся под наблюдением, списывается на основании судебного решения – кт 071.

Если ООО не создает резерв по сомнительным долгам

При избавлении от невозвратной «дебиторке» без формирования резерва по сомнительному остатку или в ситуациях, когда на покрытие недостаточно денег, проводку осуществляют по такому алгоритму:

• по истечении периода давности остаток относится в счет расходов – дт 944/ кт 361;
• отражение денег на внебалансовом счете – дт 071;
• затраты относят на денежный результат операционной деятельности – дт 791/ кт 944;
• долг, находившийся под наблюдением, списывается на основании решения суда об аннулировании фирмы – кт 071.

Если истек срок исковой давности

Ранее мы подробно рассмотрели, как определить безнадежную дебиторскую задолженность, ее признаки. Если минус в балансе ликвидируется как давний и просроченный долг, изменения в бухгалтерские бланки вносят по правилам исправления помарок предыдущих периодов. Период хранения документов и термина давности невозможно изменить в сторону уменьшения приказами и дополнительными соглашениями к договорам. Проводка таких невозвратов выполняется строкой дт 441 и кт 361. У плательщиков НДС может появляться занижение налоговых обязательств, которое допускать нежелательно.

Невозможность взыскания долга подтверждена судебным приставом

Судебные приставы письменно уведомляют стороны об инициализации и окончании исполнительного производства, о мероприятиях, которые будут проводиться в рамках этой процедуры. Извещение происходит не всегда. Уточнить информацию можно при личном обращении в исполнительную службу, на сайте ФССП в разделе открытых производств, на портале госуслуг. Окончание исполнительного производства позволяет ликвидировать «безнадежку» только при соблюдении определенных условий:

• невозможно установить местонахождение ответчика, его имущества и финансов, принадлежащих ему, а также прочих ценностей;
• у виновной стороны отсутствуют ценности, имущество, а действия, предпринятые исполнительной службой для поиска, были безрезультатными.

Заключение

Безнадежная задолженность – это убыток, который возник только при наступлении одного из двух условий, описанных выше. Списание его можно выполнить на дату вынесения постановления. Внести затраты во внереализационные можно в той части, которая подтверждена документом, выданным судебными приставами. Чтобы избежать ошибок и штрафных санкций со стороны налоговой инспекции, о процедуре изменения сумм невозврата рекомендуется проконсультироваться у специалистов юридического центра «Нетдолгофф». Недочеты при выполнении проводок ведут к административным последствиям, начислению штрафов, дополнительных налогов и пени за предыдущие периоды. Признание невозврата должно подтверждаться соответствующей документацией, которая хранится не менее трех лет после списания. Процедура приравнивается к получению дохода, поэтому облагается налогом.